まず、幹事に選ばれたら名簿をもとに案内状、招待状を作成します。「参加したい。みんなに会いたい。」と感じてもらう魅力的な文面にしたいですね。決して、事務的なものに偏らない文面をこころがけましょう。

参加される相手の都合も考えて、案内状・招待状ですが、１ヶ月前までに投函しておきましょう。必ず返信用のはがきを同封するか、往復はがきを使用すること。今時、メールの返信も迅速かと思いますが、事務ミスを考えると、はがきの方が確実な気がします。

おさえるべきポイントとして以下の事に気をつけてください。

・参加者には定刻よりも早めの集合時間を案内すること。
・参加者にはあらかじめスピーチ内容を決めて、指名しておく。
・始まりと終わりのあいさつはきちんとすること。
・参加される恩師にも気配りを忘れない。
・時間内に終えるように、予定終了時間よりも早めに案内する。